WWW.NEW.Z-PDF.RU
БИБЛИОТЕКА  БЕСПЛАТНЫХ  МАТЕРИАЛОВ - Онлайн ресурсы
 

Pages:   || 2 |

«ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ САНКТ-ПЕТЕРБУРГ УДК 1 Королева Т.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. – СПб.: изд. СПбГУКиТ, 2013. – 94 с. Освоение данной дисциплины ...»

-- [ Страница 1 ] --

Т.А. КОРОЛЕВА

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

УДК 1

Королева Т.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное

пособие. – СПб.: изд. СПбГУКиТ, 2013. – 94 с .

Освоение данной дисциплины направлено на формирование знаний и

навыков работы с организационно-распорядительной и информационносправочной документацией, регламентирующей деятельность должностных лиц организации, функции и процессы управления персоналом организации. Для студентов факультета массовых коммуникаций обучающихся по специальности 031600 «Реклама и связи с общественностью», а также студентов факультета управления, обучающихся по специальности 080500 «Менеджмент» и 080100 «Экономика» .

Кроме того, учебное пособие может быть полезно для студентов других факультетов при изучении дисциплин «Делопроизводство и корреспонденция», «Информационные технологии управления», «Культура бизнеса» и др .

Рецензент: заведующий кафедрой информационного менеджмента и бухгалтерского учета, к.э.н., доцент А.Ю. Смирнов .

Рекомендовано к изданию в качестве учебного пособия Методическим советом ФМК СПбГУКиТ. Протокол №7 от 20.02.2013г .

© СПбГУКиТ, 2013 ВВЕДЕНИЕ Документирование деятельности организаций любых форм собственности регламентировано законодательными и нормативными актами. Требования к оформлению и составлению документов постоянно растут .



Управление современными организациями сталкивается не только с многочисленностью видов и разновидностью документов, сложностью их состава, требованиями к приданию документам юридической силы, к хранению и архивированию документов, но и с необходимостью постоянного обновления знаний работников в области делопроизводства в соответствии с постоянно обновляемыми законодательными и нормативными актами .

Под воздействием экономических факторов повышается юридическая значимость документов, что обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. Разработка и внедрение документационного обеспечения управления как эффективной системы решает вопросы успешности предприятия в собственном сегменте рынка, способствует оперативности и качеству управления организацией .

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

устанавливает, что «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» .

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда .

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами .





Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческой деятельности .

В последнее время синонимом термина «делопроизводство» стало «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованием в управленческих системах автоматизированных информационных технологий .

1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Практика документирования управленческих действий восходит к далекой древности. Данные, полученные археологами и лингвистами, а также письменные документы показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Примером могут служить договоры с Византией 911 и 945 гг., в которых, кроме того упоминается о практике составления других документов - письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей .

Уже в период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978 - 1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы отбирались претенденты на должности “печатников” - хранителей княжеской печати, а также судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и других крупных феодалах .

С XIV в. термин “дьяк” закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство .

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах “хартией” или просто “телятиной”. Самой древней формой документа была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 15 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогой материал использовали снова .

Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквях и монастырях. Это были, как правило, центральные городские храмы, посвященные святым, выбранным в покровители данного города. Часто само хранение в храме придавало документу юридическую силу. Например, в Пскове письменные документы хранились при Троицком соборе в ларях-сундуках .

Государственные или церковные акты, которые утверждались на вече, помещались в «Ларь святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу .

Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого свободное место в духовных книгах .

В те времена существовало большое количество документов - уставные, вкладные, купчие грамоты: заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег житийные записи - при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д. Однако система делопроизводства еще не сложилась .

Система государственного делопроизводства начинает складываться с середины XV в. в период формирования русского централизованного государства. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы (места с постоянным штатом людей, занимающихся делопроизводством). Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период с XV по XVII в. принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов .

В этот период часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки от одного до десяти. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старших», «средних» и «молодых»

(младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы» - структурные подразделения по территориальному признаку. Распорядительная деятельность принадлежала приказным судьям, дьяки с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Для приведения в исполнение решений существовали особые должности - толмачи, трубники и др. Они доставляли переписку приказов по принадлежности, вызывали тяжущихся в суд и т.д .

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территорией и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою канцелярию - приказную избу и помощников – «меньших» воевод и дьяков Приказная изба делилась на столы .

В ХV в. дорогой пергамент сменила бумага, первоначально привозимая из западноевропейских стран, а со второй половины XV в. - отечественная. В те времена бумага делалась из тряпья, а чернила - из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях .

Такой текст почти не выцветал, поэтому и сейчас архивные документы того времени достаточно хорошо читаются .

Видовой состав документов приказного делопроизводства был невелик:

грамоты - царские указы, посылаемые из приказов на места, наказы царя воеводам и другим местным начальникам, отписки и доклады, поступавшие в приказы от воевод, памяти - письма между приказами, челобитные - обращения граждан к центральной власти .

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата, обозначение автора и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты и обозначения автора и адресата, а затем излагалось существо вопроса. В заключительной части обозначалась дата и место написания документа .

В 1720 г. Петр I утвердил Генеральный регламент, который стал законодательной основой реформы делопроизводства. Этот документ ввел “коллежскую” систему делопроизводства, берущую свое название от учреждений нового типа - коллегий. В состав коллегий входили: президент, вице-президент, советники и асессоры. Решения в этих учреждениях принимались преимущественно коллегиально, чему Петр I придавал особое значение, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает» .

Этим законодательным актом отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая сосредоточивается в канцелярии во главе с секретарем. Под руководством секретаря работали: нотариус, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны) .

Нотариус вел протоколы заседаний и реестр нерешенных дел, актуариус отвечал за сохранность документов и заготовлял канцелярские принадлежности, регистратор выполнял новую для делопроизводства функцию - регистрировал в специальных книгах все входящие и исходящие документы .

При каждой коллегии состоял прокурор, который наблюдал за законностью и порядком решения дел. Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места в состав членов коллегии на документе, который они обсуждали. Решенные дела сдавались в архив, возглавляемый архивариусом .

В коллежской системе делопроизводства возникло большое число новых документов, должностей и терминов, их определяющих. Оттуда к нам пришли понятия «указ», «регламент», «резолюция», «инструкция» и т. д .

В начале ХIХ в. произошла новая реформа в системе государственного управления и делопроизводства. Вместо коллегий появились новые учреждения министерства, руководимые министрами на принципах единоначалия .

Министерства делились на департаменты, а те, в свою очередь, - на столы .

Законодательным актом, определяющим всю систему министерского устройства и делопроизводства, явилось «Общее учреждение министерств». Само понятие делопроизводства в то время обозначало деятельность не только канцелярии, но и всего учреждения, а под «делом» понималась не папка с документами, как в современном делопроизводстве, а решаемый вопрос, для обозначения понятия, аналогичного современному делопроизводству, существовал термин «письмоводство» .

Авторы «Общего учреждения министерств» четко разделили два аспекта делопроизводства: формы документов и порядок их движения, основой которого является принятый в учреждении порядок рассмотрения вопросов или по современной терминологии - процесс прнятия управленческих решений .

В период министерского делопроизводства изменилась и форма документов

- появились бланки с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Набор и расположение реквизитов практически мало отличается от современного бланка. Появляется большое количество специальной литературы, в том числе и теоретической, в которой впервые формулируется классификация документов. Регулярно издаются специальные письмовники - сборники образцов документов, предназначенные как для чиновников, так и для частных лиц, которым приходится о бращаться в государственные учреждения .

В конце ХIХ в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских министерствах стали использоваться пишущие машинки, что привело к ускорению работы канцелярии и позволило изготавливать сразу несколько копий документа. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, что привело к сокращению объема документов. Появление пишущих машинок явилось поистине технической революцией в делопроизводстве и сравнимо только, пожалуй, с появлением компьютера .

Октябрьская революция 1917 г., нацеленная на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменила государственный аппарат .

Для непосредственного управления страной было создано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком), а для управления отдельными отраслями - 13 народных комиссариатов (наркоматов) .

Для законодательного оформления деятельности властных структур и упорядочения процессов документирования 30 октября 1917 г. Совнарком издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов», а 2 марта 1918г. постановление «О форме бланков государственных учреждений». При разработке новой технологии управления использовался опыт работы предшественников, например, за основу «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» был взят аналогичный документ военного ведомства 1911 г. Много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства .

В 1920-е годы были организованы исследования в области управления, научной организации труда и делопроизводства, вышли наиболее важные нормативные документы в сфере документационного обеспечения управления .

Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда и делопроизводства. Для координации работ в масштабах всей страны в 1923 г. был образован Совет научной организации труда, производства и управления, а в 1926 г.- Государственный институт техники управления (ИТУ) .

ИТУ подготовил проект «Общих правил документации и документооборота», в котором использованы результаты новейших зарубежных и отечественных разработок в этой области .

В 1930-е годы формируется и укрепляется жесткая централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность альтернативных подходов к системе делопроизводства. В результате ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские центры, занимавшиеся вопросами научной организации труда и делопроизводства. При этом максимум усилий направляется на закрепощение правовыми методами населения страны, для чего совершенствуется система учета советских граждан .

В отдельных крупных ведомствах проводились работы по совершенствованию системы бухгалтерской и кадровой документации, и удалось достичь определенных успехов. Однако в государственном масштабе наблюдался разнобой в области управления и делопроизводства .

Для преодоления этого недостатка необходимы были радикальные меры, которые предполагалось принять по результатам проведенного в 1941 г .

межотраслевого совещания по оргтехнике. Программа, принятая на этом совещании, содержала вопросы создания организационно-методического центра, разработки нормативной базы, механизации труда в делопроизводстве и т.д .

Практической реализации этой программы помешала Великая Отечественная война, а затем годы восстановления разрушенного народного хозяйства .

Вновь повышение интереса к вопросам документационного обеспечения управления наблюдается в 1960-е годы. С 1958 г. Главное архивное управление при Совете Министров СССР (ГАУ) стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства предприятий и организаций, а в 1966 г. в рамках Архивной службы был создан Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) .

Этой организацией совместно с другими ведомственными институтами была разработана Единая государственная система документации (ЕГСД), в которой ее авторы обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования .

Новая редакция этого документа носит название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) и восполняет пробелы в ЕГСД в части новых информационных технологий. Этот документ утвержден начальником Главного архивного управления в 1988 г. В 1970-1980-е годы появились ГОСТы на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и др.), общесоюзные классификаторы (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.), унифицированные системы документации (УСД) и серия государственных стандартов на эти унифицированные системы .

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в 1997 г. - новый ГОСТ Р 6.30-97 (Требования к оформлению документов), в 1998 г. - ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело .

Термины и определения). В последних нормативных документах отражены изменения в документации и документообороте, которые явились результатом изменения общественных отношений и появления новых форм собственности. В 2000 г. были внесены изменения в ГОСТ Р 6.30-97, а в 2003 г. он заменен новым – ГОСТ Р 6.30-2003 .

Получившие широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык. К сожалению, эти шаблоны полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов .

2.ТРЕБОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .

Общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц регламентируются законодательством Российской Федерации .

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации и ликвидации юридического лица, определяет виды и форму договоров и т.д .

Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые отношения, устанавливает виды и содержание трудовых договоров, номенклатуру и порядок оформления документов по приёму, увольнению, переводу, повышению квалификации сотрудников организации .

Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ, который устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Законом устанавливается порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации .

С предыдущим законом тесно связан закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.11.2004 №125-ФЗ. Закон регулирует процессы формирования, организации хранения, учет, использование архивов, а также ответственность за нарушение законодательства .

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. №5485 (с изменениями и дополнениями от 08.11.2011 №309-ФЗ) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обес печения безопасности Российской Федерации .

Основания для причисления информации к разряду конфиденциальной содержатся в ст. 139 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ): «Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности» .

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 г .

№5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля за соблюдением государственных стандартов и ответственность за нарушение положений закона .

Закон возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации .

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. №85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон устанавливает право собственности на информационные продукты, ограничения при международном информационном обмене (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации) и другие вопросы международного информационного обмена .

Закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ определяет основные понятия в области электронного документооборота и требования к юридически значимому электронному документу .

Основные понятия, принципы и базовые правила ведения делопроизводства изложены в Государственных стандартах .

Существует самостоятельный комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования техникоэкономической информации .

ГОСТ 6.10 .

3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате .

ГОСТ 6.10 .

4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения .

ГОСТ 6.10 .

5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца .

ГОСТ 6.10 .

6-87. Единая система внешнеторговой документации .

Формуляр-образец .

ГОСТ 6.10 .

7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет .

ГОСТ 7.32-91 (2000) .

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления .

ГОСТ Р 6.30-2003 .

Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов .

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения .

С целью сокращения количества документов, снижения трудовых и временных затрат на их подготовку в обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных создаются унифицированные системы документации (УСД) совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению .

В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации .

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Классификаторы технико-экономической и социальной информации нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды .

В настоящее время действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий .

С точки зрения содержания классификаторы подразделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях - общероссийский классификатор стандартов (ОКС), Общероссийский классификатор валют (ОКВ), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др .

2. Классификатор информации об организационных структурах Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др .

3. Классификаторы информации о населении и кадрах - Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и т.д .

Например, ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению. Код состоит из семи цифр и проставляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов” в унифицированных формах документов .

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990г .

Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ .

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях .

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки отраслевых стандартов, инструкций министерств и ведомств по делопроизводству, различных инструкций .

Примером таких документов могут служить инструкция, введенная в действие Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 N 7418) /6/, а также инструкции по делопроизводству, разработанные непосредственно в организации .

Конкретные операции технологии делопроизводства и методы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) регламентируются рабочими документами организации – приказом об организации делопроизводства, приказом об отнесении информации к конфиденциальной, инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями и т.п .

2. ДОКУМЕНТ

3.1. Т р е б о в а н и я к д о к у м е н т у Документы являются источниками и носителями информации. Они служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, имея юридическую силу, являются доказательством. Историей документ рассматривается как исторический источник. В управленческой деятельности документ является предметом труда и результатом труда .

Слово «документ» произошло от латинского «documentum» доказательство. В начале ХХ века документ рассматривался как “деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-нибудь” /16/. В настоящее время документ рассматривается в первую очередь как носитель информации. В соответствии с Оксфордским словарем “документ - это текст или изображение, имеющие информационное значение”, а по ГОСТ Р 51141-98 «документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» /7/ .

Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звуко- или видеозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи ее другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени .

Для правильного принятия решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Это общие требования к документу как источнику информации .

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения .

Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось .

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел .

Кроме того, на рабочее место руководителя или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В крупных фирмах информация, поступающая руководителю, как правило, наиболее важная и срочная, представляется в сжатом виде .

Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы .

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…» .

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде .

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим требованиям:

- не противоречить законам государства;

- быть в пределах полномочий органа, выпустившего его;

- форма документа должна соответствовать государственным стандартам .

Сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия .

Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату и трудовой стаж, являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации и могут являться причиной материальных потерь для работников (например, при неправильном начислении пенсии) или самого предприятия при решении суда компенсировать работнику ущерб от несправедливого, по его мнению, увольнения .

Таким образом, знание современных правил оформления документов и организации делопроизводства поможет работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственнохозяйственной деятельности .

3.2. К л а с с и ф и к а ц и я д о к у м е н т о в Согласно ГСДОУ документы классифицируются по целому ряду признаков .

1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото-, кино-, видеодокументы, акустические .

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на компьютере, множительных аппаратах и типографским способом .

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы. Фото-, кино- и видеодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно .

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. д .

2) По содержанию документы подразделяются на организационнораспорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д .

З) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, письма, заявления и т.д .

4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные .

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер .

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер .

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования .

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставлены свободные места. Такие документы экономят время на их составление и повышают общую культуру и грамотность документов .

5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легче обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить .

6) По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, составленные для решения своих внутренних задач и не выходящие за пределы организации. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция предприятия .

7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными .

8) По происхождению документы бывают служебные и официальноличные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.д.)

9) По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и документах ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц. За разглашение информации документов, имеющих гриф секретности, а также за их утрату виновные привлекаются к ответственности .

10) По юридической силе различают документы подлинные и подложные .

Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине .

Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по какой-либо причине (например, истечение срока действия доверенности) .

11) По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии .

Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика - документа в предварительной редакции .

Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия». Копия юридической силы не имеет. Для придания копии юридической силы она заверяется соответствующим образом. Следует различать такие разновидности копий, как выписка и дубликат. Выписка из документа - копия части документа, а дубликат

- второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу .

12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет .

На различных предприятиях и в учреждениях состав и количество создаваемых документов неодинаковы и определяются:

- кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности;

- объемом и характером компетенции;

- порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности);

- объемом и характером взаимосвязей с другими субъектами .

Взаимоотношения между подразделениями предприятия и отдельными предприятиями и организациями устойчивы и регламентируются различными правовыми нормами, вследствие чего все информационные потоки имеют устойчивый «запрограммированный» характер .

Следствием стабильности функций организации является тематическая ограниченность решаемых ею задач. Эти функции поддаются описанию, классификации, регламентации. Таким образом, круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации .

Рассмотрим влияние информационных связей предприятия на объем и номенклатуру его документации. На рис.1 представлена упрощенная структура коммерческого предприятия и его внутренние и внешние информационные связи .

–  –  –

Рис. 1. Упрощенная структура предприятия и его информационные связи Коллегиальная деятельность совета директоров (учредителей) фиксируется в протоколах, распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу. Кроме того, руководство предприятия планирует финансово-хозяйственную деятельность, что находит свое отражение в плановой документации. После выполнения определенных этапов работы или после наступления календарного срока составляется отчетная документация .

Отдел кадров (или менеджер по персоналу) занимается подбором кадров, повышением квалификации сотрудников, поощрениями, аттестацией и переподготовкой персонала. В соответствии с этой деятельностью служба готовит положения, инструкции, представления, проекты приказов и занимается оформлением других документов по личному составу. Иногда эти функции выполняет секретарь .

Производственно-хозяйственная деятельность, которой занимается производственный отдел, находит свое отражение в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д .

Бухгалтерия составляет финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерские балансы, годовые отчеты, акты ревизий и инвентаризаций, планы, сметы, счета, кассовые книги и др.) .

От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов .

Кроме того, сотрудники предприятия пишут при необходимости заявления, автобиографии, выдают расписки и личные доверенности, т.е .

составляют официально-личные документы .

Все перечисленные документы относятся к управленческим и организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки .

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия и деловых партнеров) факторо в какаялибо группа документов может преобладать или быть незначительной .

Таким образом, все документы, создающиеся на предприятии или в организации, условно можно разделить на следующие группы /14/:

1) система учредительных документов;

2) система организационных документов;

3) система распорядительных документов;

4) система документов по личному составу;

5) система финансово-бухгалтерских документов;

6) система справочно-информационных документов;

7) система плановых документов;

8) система отчетных документов;

9) система официально-личных документов .

Ниже мы рассмотрим правила оформления документов, используемых практически на каждом предприятии вне зависимости от его специфики .

3.3. О б щ и е п р а в и л а о ф о р м л е н и я д о к у м е н т о в

Документы являются составной частью имиджа предприятия, его визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе бумаги особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера. Бланки изготавливают типографским способом или при помощи персонального компьютера. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, которые являются полиграфической продукцией, подлежащей учету .

Составление, оформление документов и документирование деятельности организаций и подразделений регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные предложения и указания .

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

1) юридическую силу документов;

2) оперативное и качественное составление и исполнение документов;

3) организацию быстрого поиска документов .

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 .

Стандартом устанавливаются два основных формата бланков документов

- А4 (210*297 мм ) и А5 (148*210 мм ). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата АЗ (297*420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков, и А6

- для справок /8/ .

Все документы должны иметь поля.

Стандартом задан минимальный размер полей в мм:

левое - 20 правое - 10 верхнее - 20 нижнее - 20 Для удобства подшивки документов рекомендуемый размер левого поля мм .

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания .

которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию. Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения .

Основные черты делового стиля:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность текста .

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения .

Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических лиц .

В силу этого личный, субъективный момент в текстах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключают слова, имеющие эмоциональную окраску (слова, имеющие уменьшительные и ласкательные суффиксы, междометия и т.д.) .

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа, исключающую двусмысленности и обеспечивающую адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом .

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов и др. Ясность текста определяется правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, четкостью формулировок .

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности .

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и т.д.). Первоначально слово «реквизит», происходящее от латинского «requisitum» (потребность), означало совокупность формальных элементов документа, отсутствие которых лишает его юридической силы, а затем стало обозначать все элементы документа .

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного типа документов, называется типовым формуляром .

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение реквизитов .

ГОСТ Р 6. 30-2003 устанавливает максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации .

Всего установлено 30 реквизитов. Так как некоторые их них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, на конкретном документе их будет гораздо меньше .

Установлен следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 - наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа .

Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей показаны на рис.2 и рис.3 .

Рис.2.Расположение реквизитов на формате А4 углового бланка Рис. 3. Расположение реквизитов на формате А4 продольного бланка Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации Государственный герб помещают на бланках документов государственных органов и учреждений в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации». Бланки с изображением герба РФ могут быть изготовлены только полиграфическим способом в порядке, установленном в постановлении Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» ( редакции постановления от 08.06.2001 №450). Государственный герб РФ помещается на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, высших органов управления и т.д .

Реквизит 02 - Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства - «Российская Федерация» .

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) тер риторий и населенных пунктов Реквизит 03 - Эмблема организации или товарный знак Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают в соответствии с уставом (положением об организации) на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации .

Реквизит 04 - Код организации Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа .

Реквизит 05 - Основной государственный регистрационный номер юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами .

Реквизит 06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами .

Реквизит 07 - Код формы документа Для целей унификации и стандартизации организационнораспорядительной документации существует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который устанавливает классификацию конкретных форм документов. Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например, 0222152 - штатное расписание, 0276030 - график отпусков и т.д .

Реквизит 08 - Наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах .

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при её наличии) .

Все эти наименования даются в именительном падеже. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»

(СПбГУКиТ) Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках .

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа наименования на русском языке .

Наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации .

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию .

Реквизит 09 - Справочные данные об организации Этот реквизит указывается только в письмах. Обязательными справочными данными являются почтовый адрес и номера телефонов (юридический адрес). По усмотрению организации могут быть указаны дополнительные справочные данные - номера факсов, адрес электронной почты и др. Банковские реквизиты необходимы только на бланках писем по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах .

Почтовый адрес выполняется в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. указывается улица, номер дома, город, почтовый индекс .

Реквизит 10 - Наименование вида документа Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, кроме писем .

Исключение составляет гарантийное письмо, в котором указывается наименование документа. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000) .

Наименование вида документа печатают прописными буквами, например:

АКТ, ПРИКАЗ .

Реквизит 11 - Дата документа Дата является одним из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу .

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события .

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату .

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 12 февраля 2013 года следует оформлять: 12.02.2013 .

Допускается оформлять дату в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Это соответствует международным стандартам и обычно используется в международной переписке. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 12 февраля 2013г .

Реквизит 11 - Регистрационный номер документа Регистрационный номер - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации .

Обозначение может быть цифровым, буквенным или комбинированным .

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений и т.д.) это обычно порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, т.е. с сентября .

Номер письма состоит обычно из порядкового номера самого письма по регистрационному журналу, индекса структурного подразделения (или должностного лица), подготовившего документ, и номера дела, куда подшита копия отправленного документа .

Например: №150/22-01, где 150 - порядковый номер по журналу регистрации, 22 - индекс подразделения, 01 - номер дела. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам .

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе .

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем и факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное письмо .

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма, например:

На №123/02-40 от 15.02.2013 Эта ссылка помогает предприятию, получившему письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма .

Этот реквизит размещается от границы левого поля под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа» .

Реквизит 14 - Место составления или издания документа Место составления или издания указывается в каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес .

Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа .

При оформлении реквизита учитывается административно-территориальное деление страны, например: «г. Приозерск Ленинградской обл.”. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург, а также городов, название которых оканчивается на «-град» и «-бург» буква «г.» не ставится. Перед названиями остальных населенных пунктов проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.д .

Реквизит 15 - Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, должность и фамилию лица, которому адресован документ, - в дательном, инициалы указывают перед фамилией, например:

–  –  –

Реквизит 16 - Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

–  –  –

Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки .

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне .

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

–  –  –

Реквизит 17 - Резолюция Резолюция пишется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа между адресатом и текстом на первом листе документа.

Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

–  –  –

На документах формата А5 допускается не указывать заголовок к тексту .

Реквизит 19 - Отметка о контроле Этот реквизит проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву “К” или слово “КОНТРОЛЬ”, проставленные цветным фломастером (карандашом) или специальным штампом .

Отметка проставляется в правом верхнем углу документа .

Реквизит 20 - Текст документа Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках .

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ .

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты .

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым словосочетаниям и синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом документа.

Однако в практике делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность о достоверность информации;

- составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций .

Краткость достигается применением простых предложений, исключением повторений и излишних подробностей. Тексты писем и факсов не должны быть больше одной страницы. Если документ содержит более одной страницы текста, страницы нумеруются, начиная со второй. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля без черточек и точек .

Точность изложения сути документа зависит от правильности употребления слов и словосочетаний. При составлении документов следует чаще обращаться к словарям (толковым, орфографическим, иностранных слов) .

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них:

1 .

1.1 .

1.1.1 .

В кадровых службах широко используют документы анкетной формы, содержащие постоянную информацию в виде вопросов и место для переменной ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора .

Анкетные формы часто используют в документах по маркетингу .

Тексты в виде таблиц применяют в плановых, финансовых, отчетных и других документах. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц несколько, то над таблицей справа пишут слово “Таблица” и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы .

Реквизит 21 - Отметка о наличии приложения Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 4 л. в 2 экз .

Слово Приложение независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе и располагается после текста от границы левого поля .

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ по договору №1 от 18.01.2013 на 4 л. в 2 экз .

2. Акт сдачи-приемки работ по договору № 124 от 05.23.2013 на 3 л. в 1 экз .

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывается. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается .

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №2 к приказу директора ОАО “Кино” от 12.02.2013 №15 Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Министерства культуры РФ от 12.01.2013 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 20 л .

Если приложение отправляют не во все адреса, указанные в документе, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес .

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки .

Реквизит 22 - Подпись В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ОАО «Норд» Личная подпись И.Л. Сидоров

Или на бланке:

Директор Личная подпись И.Л. Сидоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают .

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А. А. Котов Главный бухгалтер Личная подпись К. И.

Быкова При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

–  –  –

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности .

Реквизит 23 - Гриф согласования документа Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, внутреннее - визой .

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Зам. Председателя Госстандарта Личная подпись В.В.Котов 05.02.2013 Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНОПротокол заседания профкомаот 21.02.2013 №6

Реквизит 24 - Визы согласования документа Внутреннее согласование оформляют “визой”, которая содержит подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

При необходимости указывается должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела Личная подпись Н.В. Горохов 21.02.2013 При наличии замечаний они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием при визировании “Замечания прилагаются” .

Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра распорядительного документа, в исходящих документах - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации .

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения .

Реквизит 25 - Оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами .

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаем .

Документы заверяют печатью организации. В государственных организациях для этой цели служит гербовая печать, в негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнивается к гербовой .

Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью (или печатью организации) /12/:

- АКТЫ (приёма законченных объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

- ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел и т.д.);

- ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде, производстве работ и т.д.);

- ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, технические и т.д.);

- ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);

- ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

- ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты;

- ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

- КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

- ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на ведение финансово-хозяйственной деятельности;

- ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями РФ);

- ПИСЬМА (гарантийные о выполнении работ, услуг и т.д.);

- ПОРУЧЕНИЯ (банковские, бюджетные, платежные и т.д.);

- ПОЛОЖЕНИЯ (о министерствах, ведомствах);

- ПРОТОКОЛЫ (согласования, планов поставок и т.д.);

- РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений);

- СМЕТА (расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию по договору, на капитальное строительство);

- СПРАВКИ (о начисленной зарплате, выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований и т.д.);

- ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ и изменения к нему .

Реквизит 26 - Отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”, должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:

Верно Секретарь-референт Личная подпись А.С. Сергеева 22.02.2013 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации .

Реквизит 27 - Отметка об исполнителе Фамилию и инициалы исполнителя документа и его служебный телефон располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

С.И. Новиков

Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях .

Отметка включает: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), при наличии документа - ссылку на номер и дату, слова “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело 4/51Вопрос решен но телефонус гл. бухгалтером ОАО «УНИ-ПРИНТ»22.02.2013 IIодпись

Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа .

Регистрационный штамп включает наименование организации, место для даты поступления документа и место для его входящего номера, например:

–  –  –

Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации .

4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.1. С и с т е м а у ч р е д и т е л ь н о й документации

Предприятие начинает свое существование с момента его государственной регистрации в качестве юридического лица. В ст.51 ГК РФ сказано, что «несоответствие учредительных документов закону влечет отказ от государственной регистрации юридического лица» /4/ .

Как трактует понятие «учредительные документы» закон? В п.1 ст.52 ГК РФ названы документы, на основании которых действуют юридические лица .

Эти документы определяют правовой статус юридического лица и именуются учредительными, ибо они являются необходимой предпосылкой для возникновения юридических лиц /4/ .

Большинство юридических лиц действуют на основании индивидуального устава, например акционерные общества, общественные организации и др .

Уставы многих юридических лиц должны разрабатываться на основе подзаконных нормативных актов - типовых (примерных) уставов, утвержденных государственными органами. Так, например, существует типовое положение об общеобразовательном учреждении, которое является основой для разработки уставов таких учреждений .

Для других групп юридических лиц закон предусматривает одновременно наличие учредительного договора и устава, например для общества с ограниченной ответственностью (ООО), ассоциации, союза и др. Некоторые юридические лица действуют только на основании учредительного договора. Это

- хозяйственные товарищества (полные и на вере) (ст.70 и 83 ГК) .

«Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками)» - гласит ст.52 ГК РФ. Различный порядок принятия учредительного договора и устава свидетельствует о различной правовой природе этих документов. Учредительный договор о создании юридического лица является гражданско-правовым договором многостороннего характера, который заключается путем составления одного документа, подписанного всеми его участниками. По общему правилу он обязателен для учредителей, а также для созданного на его основе юридического лица .

Устав по своей правовой природе является особым локальным нормативным актом, который утверждается учредителями. При этом для каждого вида организаций установлена определенная процедура утверждения: например, устав потребительского кооператива должен быть утвержден общим собранием его членов, устав акционерного общества - учредительным собранием тремя четвертями голосов .

Устав обязателен не только для самого юридического лица и его учредителей, но и для всех третьих лиц, вступающих с ним в гражданско правовые и иные отношения. Арбитражные суды в своих решениях исхо дят из того, что положения устава, при их расхождении с условиями учредительного договора, обладают большей юридической силой .

Законодатели прямо предусматривают случаи, когда юридическое лицо создается одним учредителем и в качестве учредительного документа имеет только утвержденный им устав .

В ст.52 ГК РФ указано, что в учредительных документах определяется “наименование юридического лица, место его нахождения (юридический адрес), порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида .

Таким образом, содержание учредительных документов определяется статьей 52 “Учредительные документы юридических лиц”, а также специальными статьями о юридических лицах (ст.70 для полного товарищества, ст.83 для товарищества на вере, ст.89 для общества с ограниченной ответственностью, ст.98 для акционерного общества, ст. 116 для потребительского кооператива) и соответствующими законами (Закон о банках, Закон о биржах, Закон об общественных организациях и т.д.) .

Устав юридического лица состоит из нескольких разделов:

1) Общие положения (указывается полное название, учредители и адрес юридического лица) .

2) Имущество юридического лица .

3) Виды деятельности .

4) Структура юридического лица .

5) Права и обязанности юридического лица .

6) Управление и контроль за финансово-хозяйственной деятельностью .

7) Реорганизация и ликвидация юридического лица .

Содержание этих разделов зависит от вида деятельности и правового статуса юридического лица .

Титульный лист устава, кроме полного названия документа, имеет гриф утверждения (в правом верхнем углу), место и год составления документа в центре нижнего поля).

Например:

–  –  –

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами /14/. Это структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка .

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе .

000 “Кино” УТВЕРЖДАЮ СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ Директор ЧИСЛЕННОСТЬ _________О.В. Попов 09.01.2013 №1 Печать Санкт-Петербург

–  –  –

Здесь указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия .

Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия .

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, при этом в грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы .

Пример формы штатного расписания / 9/:

–  –  –

Визы согласования

К функциям этого документа, определяющим его значение, относятся:

фиксирование структуры управления предприятием, нормирование численности работников, регулирование соотношения ведущих и рядовых специалистов, контроль за соблюдением уровня административно-управленческих расходов, выполнение профсоюзом предприятия защитной функции .

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия .

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или положении о персонале. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Правила внутреннего распорядка (трудового) содержат следующие разделы:

1) Общие положения .

2) Порядок приема, перевода и увольнения сотрудников .

3) Основные обязанности администрации .

4) Основные обязанности сотрудников .

5) Рабочее время и его использование .

6) Поощрения за успехи в работе .

7) Взыскания за нарушение трудовой дисциплины .

8) Организация работы .

Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения .

Текст положения должен содержать следующие основные разделы:

1. Общие положения В разделе определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности .

2. Основные задачи (излагаются направления деятельности данного структурного подразделения) .

3. Функции (конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности) .

4. Права и обязанности .

Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям .

5. Ответственность .

Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав .

6. Взаимоотношения .

Определяются служебные взаимоотношения и связи структурного подразделения с другими подразделениями и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д .

7. Организация работы .

Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организация контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации .

Положение о структурном подразделении предприятия разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора предприятия, юристом и утверждается директором .

Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ директора предприятия .

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Основные положения .

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности .

2. Функции (направления деятельности специалиста) .

3. Должностные обязанности .

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста .

Указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д .

4. Права .

Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей .

5. Ответственность .

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав .

6. Взаимоотношения. Связи по должности .

Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов .

Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения или специалистом по работе с персоналом, подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком, согласовывается с юристом, утверждается директором предприятия и доводится до работника под расписку .

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником .

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия .

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

- при изменении названия предприятия или структурного подразделения;

- при изменении названия должности .

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены их новыми .

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом - приказом руководителя .

4.3. С и с т е м а р а с п о р я д и т е л ь н о й документации Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов руководителем предприятия. Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия .

Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия) /7/. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу .

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственнохозяйственной деятельности, планирования, отчётности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п .

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подписание приказа руководителем .

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия по поручению руководителя, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются руководителем предприятия. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока .

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, идентификатор электронной копии документа. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу .

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?», например: “О реорганизации предприятия” .

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Основанием для издания приказа являются:

- нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и т.д.);

- решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость .

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения .

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от левого края документа. После слова “ПРИКАЗЫВАЮ” ставится двоеточие .

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. В последнем пункте указывается должностное лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые данным приказом отменяются .

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу .

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ .

В правом верхнем углу таких документов ставится, например:

Приложение к приказу директора ОАО «Алмаз»

от 01.01.2013 №1 Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет “Ознакомлен”, ставит подпись, дату ознакомления .

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности .

Выписка из приказа - это копия определенной части этого документа. В выписке содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии .

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания .

Распоряжение - документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Распоряжения оформляются на бланке предприятия для внутренних документов и подписываются директором или его заместителем .

Текст распоряжения должен содержать:

- конкретное задание (работу);

- ответственного исполнителя;

- срок исполнения .

Указание - распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. Указание подписывает руководитель предприятия или его заместители в пределах компетенции .

Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ», «СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ» .

Решение представляет собой распорядительный документ коллегиального органа (Совета директоров, общего собрания акционеров, Совета общественной организации, правления кооператива и т.п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляется решение аналогично другим распорядительным документам с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем .

4.4. С и с т е м а д о к у м е н т о в по л ичному составу предприятия Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК). На основании статей ТК на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников /10/ .

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу) /11/.

К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- личные листки по учету кадров (анкеты);

- графики отпусков;

- табели учета рабочего времени;

- характеристики, рекомендации;

- представления о поощрении;

- справки .

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (от 27.07.2006 г. №149-ФЗ) относит к категории конфиденциальной информации /2/ .

Упомянутые выше документы являются первичными при учете труда и заработной платы. Учет возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда требует обязательного присутствия блока юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих основание для списания их на затраты (себестоимость). Слабо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе как финансовой службы, так и всего предприятия. Следствием этого является несвоевременность или неправильность оплаты труда сотрудников, оплаты больничных листов и т.д. В результате происходит снижение финансовых результатов работы предприятия в целом .

Прием на работу сопровождается обычно составлением документов по схеме, показанной на рис.4 .

Трудовой договор - один из основных документов, регулирующих правовые отношения предприятия с работником. После подписания договора издается приказ о приеме на работу. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке .

Копия приказа поступает в бухгалтерию, где работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате .

–  –  –

Рис.4. Схема составления документов при приеме на работу Увольнение работника производится по схеме, показанной на рис.5 .

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения и представляет его на согласование руководителю (статья 80 /5/). На основании приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке ф.Т-2. Копия приказа поступает в бухгалтерию, где производится окончательный расчет с работником .

–  –  –

Рис.6. Схема составления документов при переводе на другую должность Основанием для перевода на другую должность может быть представление, составленное руководителем подразделения, в котором работает сотрудник, или решение аттестационной комиссии. Перевод оформляется приказом по личному составу, на основании которого делаются записи в трудовой книжке и личной карточке ф.Т-2. Копия приказа направляется в бухгалтерию, где производится соответствующее изменение в лицевом счете по зарплате .

Предоставление отпусков сотрудникам осуществляется в соответствии с графиком отпусков и оформляется приказом по личному составу. При необходимости переноса отпуска работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса .

Командирование сотрудников, как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу .

Трудовой договор - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их /9/. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник .

Согласно ст.58 /5/ трудовой договор может заключаться на неопределенный срок и на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК или иными федеральными законами .

При заключении трудового договора рекомендуется указывать следующее (ст.57 ТК):

- место работы (наименование предприятия, его адрес);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;

- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;

- условия труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых условиях;

- условия оплаты труда (размер тарифной ставки, должностной оклад, доплаты, надбавки);

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- виды и условия социального страхования и обеспечения .

Кроме того, могут быть указаны дополнительные условия (испытательный срок, повышение квалификации, дополнительный отпуск, условие о неразглашении коммерческой тайны и др.). Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме. В случае заключения срочного договора в нем указываются обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного договора в соответствии с ТК или другими федеральными законами .

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается работником и руководителем предприятия, заверяется печатью. Один экземпляр хранится на предприятии, второй - у работника .

Трудовые договоры хранятся 75 лет, если нет приказов по личному составу, и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов /10/ .

Приказы по личному составу оформляются строго отдельно от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола “ПРИКАЗЫВАЮ” и начинаются сразу со слов: “ПРИНЯТЬ”, “УВОЛИТЬ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “КОМАНДИРОВАТЬ”, “ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК”, “ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ” и т.д .

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы. В индивидуальных содержатся сведения только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, изменение фамилии и т.д.). Следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения, например, предоставление отпусков и командирование (срок хранения 3 года) и увольнение, прием, перевод на другую должность (75 лет). Приказы о поощрении и взыскании оформляют обычно индивидуально, учитывая их специфическую воспитательную роль .

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК. Постоянной информацией для приказа по личному составу является указание распорядительного действия (уволить, перевести и т.д.), фамилии и инициалов работника (имени в отчества полностью при приеме на работу), должности и даты вступления в силу (если она не совпадает с датой регистрации приказа) .

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер заработной платы (оклад, надбавка, индексация и т.д.) и при необходимости условия приема: временно (с.. – по….), с испытательным сроком и т.п .

При переводе на другую работу указывается новая должность, подразделение, вид и причина перевода в полном соответствии с требованиями ТК .

При увольнении указывается причина увольнения согласно статьям ТК .

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала в окончания .

При командировании - дата и продолжительность командирования, место направления, наименование предприятия .

Приказы по личному составу доводят до работников под расписку (в том числе, приказ о приеме на работу – не позднее 3 дней со времени подписания трудового договора). Проект приказа по личному составу обычно согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе .

Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы или работником, ответственным за ведение кадровой документации .

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в случае, если эта работа является для работника основной (ст.66 /5/) .

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить трудовую книжку. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносят в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству .

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);

- сведения о работе (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение);

- сведения о награждениях и поощрении (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи в работе) .

Взыскания в трудовую книжку не записываются .

Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу .

Основным документом по учету персонала является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Форма карточки утверждена органами статистики .

Все записи в карточке делаются полностью, без сокращений. Основанием для записи являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании) .

На лицевой стороне карточки указываются полное наименование предприятия, начальная буква фамилии работника (в строке «Алфавит»), номер личной карточки и заполняются два раздела - “Общие сведения” и “Сведения о воинском учете”. В раздел “Общие сведения” заносятся сведения об образовании, биографические сведения, сведения о трудовом стаже .

На оборотной стороне помещены разделы “Назначения и перемещения”, Отпуска” и “Дополнительные сведения”. Личные карточки не допускается присоединять к личному делу. Они хранятся раздельно .

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Чаще всего личные дела заводят на руководителей и ведущих специалистов, а на остальных сотрудников - личные карточки .

Предприятие само решает вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников .

В состав личного дела должны входить следующие документы:

1) Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле .

2) Анкета или личный листок по учету кадров .

3) Автобиография (резюме) .

4) Копии документов об образовании .

5) Копии документов об утверждении в должности .

б) Характеристики и рекомендательные письма .

7) Трудовой договор .

8) Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении .

9) Дополнение к личному листку по учету кадров .

10) Справки и другие документы .

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Все записи в нем делаются на основании документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, аттестата, диплома об образовании, документов Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присвоении ученой степени и ученого звания) .

Анкета - аналогичный по содержанию документ. Однако она подписывается не только работником, но и сотрудником, ответственным за персонал .

Дополнение к личному листку - документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения личного листка .

Личные дела заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы в деле подшиваются в хронологическом порядке. Личные дела выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам .

Труд работников предприятия характеризуется и оценивается администрацией при проведении аттестации, решении вопросов о поощрении и вынесении взысканий, при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма .

При подготовке к аттестации составляется отзыв о работе аттестуемого, который содержит развернутую оценку производственной деятельности работника и перспективы его работы на предприятии (возможный профессиональный рост, выдвижение в резерв, повышение квалификации и т.д.) .

Отзыв подписывается руководителем структурного подразделения, а при отсутствии подразделений - заместителем руководителя предприятия или ведущим специалистом. Результаты аттестации отражаются в аттестационном листке работника, представляющем собой документ, содержащий оценку деятельности работника и рекомендации аттестационной комиссии. Оценка деятельности работника предприятия также может быть отражена в таких документах, как характеристика, рекомендация, рекомендательное письмо .

Характеристика составляется администрацией и общественными организациями предприятия (при наличии) и отражает их мнение о работнике .

Характеристика составляется в произвольной форме и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, подписи, дату, печать.

В текст характеристики, как правило, включаются следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии, деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие правительственных нагр ад и поощрений, целевое назначение характеристики (для предоставления в какое учреждение она выдана). Если характеристика утверждалась на заседании общественной организации, в тексте дается ссылка на номер и дату протокола заседания этой организации .

Характеристика подписывается руководителем предприятия, руководителем структурного подразделения (ведущим специалистом), председателем профсоюзной организации. Ниже подписей проставляется дата составления характеристики. Подписи заверяются круглой печатью предприятия .

В предусмотренных законодательством случаях характеристика может выдаваться по запросу другой организации (военкомата, милиции, прокуратуры, суда и т.д.). Отношение администрации к работнику находит свое отражение и в приказах по личному составу. Основанием для издания таких приказов обычно являются докладные записки, объяснительные записки, представления о поощрении .

Представление о поощрении включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подписи, визы. В тексте представления о поощрении должна быть охарактеризована производственная деятельность работника, указаны мотивы поощрения и предполагаемый вид поощрения. Представление подписывается руководителем, которому непосредственно подчинен работник. В визировании представления о поощрении участвуют заинтересованные лица .

Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы. Такие справки составляются на бланке предприятия формата А5 .

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже, например “24 отдел милиции”, “школа № 339”. На справке обязательно должна стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, рядом с датой ставят ее порядковый номер. Справки с места работы подписываются руководителем предприятия и при необходимости главным бухгалтером (если справка содержит сведения о заработной плате). Справки с места работы заверяются печатью .

Не следует забывать, существуют органы, призванные контролировать соблюдение законодательства РФ о труде. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд), которая является федеральным органом исполнительной власти, призвана осуществлять функции по контролю и надзору в сфере труда, занятости, альтернативной гражданской службы и социальной защиты населения;

оказанию государственных услуг в сфере содействия занятости населения и защиты от безработицы, трудовой миграции и урегулирования коллективных трудовых споров, а также по предоставлению социальных гарантий, установленных законодательством Российской Федерации для социально незащищенных категорий граждан. Федеральная служба по труду и занятости создана при Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации .

Они созданы для контроля за соблюдением законодательства о труде и охране труда на предприятиях всех форм собственности .

Государственным трудовым инспекторам предоставлено право беспрепятственно посещать в любое время суток предприятия для надзора .

Помимо наложения штрафных санкций (в размере до 100 МРОТ) руководители государственных инспекций труда имеют право направлять в соответствующие правоохранительные и судебные органы информацию, исковые требования и иные материалы по фактам нарушения законодательства о труде и охране труда, принимать обязательные для исполнения решения о приостановке работы предприятий, на которых выявлены нарушения .

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которое всегда сопровождается предоставлением в суд документов, подготовленных кадровой службой, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных записей или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре даже при хорошем знании статей ТК РФ и правильном их применении .

4.5. С и с т е м а и н ф о р м а ц и о н н о-с п р а в о ч н ы х документов К информационно-справочным документам предприятия относятся протоколы совещаний, письма, факсы, телефонограммы, акты, докладные записки, объяснительные записки и т.д. /13/ .

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях .

Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, регистрационный номер документа, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания .

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной .

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию (слова:

«ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания (более 15 человек) составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу /13/. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы повестки дня располагают по степени их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном .

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня .

Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме “СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)” .

В практике часто применяется краткая и сокращенная формы, в которых не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов .

В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения .

В сокращенных протоколах после списка присутствующих и приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления .

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст (ПОВЕСТКА ДНЯ, СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ), подписи (без личных подписей, только слова “Председатель”, “Секретарь” и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии. Из содержательной части берутся те элементы, которые имеют отношение к вопросу, о рассмотрении которого сообщает выписка .

Акт - документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются по результатам ревизий, при приеме - передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов .

Акт содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии .

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается наименование документа, в соответствии с которым была создана комиссия, его номер и дата или событие, факт, послужившие основанием для составления акта.

Далее перечисляется состав комиссии:

председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке). В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты .

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста

- пересылкой по почте .

Рассмотрим виды деловых писем .

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в её исполнении .

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа .

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу .

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения от стороны, которой высылается данное письмо .

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Кроме того, можно подтверждать факт либо действие .

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения .

Письмо-приглашение пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия .

Письмо-благодарность выражает благодарность за выполнение какоголибо рода деятельности .

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обязательств .

Для коммерческой корреспонденции характерны следующие типы писем .

Письмо-запрос (и ответ на него) .

Данный вид коммерческой корреспонденции является реализацией двусторонней связи между организациями. Запрос представляет собой обращение организации, желающей заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуги), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара .

В письме такого рода необходимо делать ссылку на первичное письмо и его тему, соблюдать одинаковые языковые средства .

Оферта (и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями .

Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования по возмещению убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товара, сроков поставки и т.п .

Рекламация содержит:

- основания для предъявления претензии;

- доказательства понесенного ущерба;

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию .

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то переносится в арбитражный суд. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к сведению; что она рассматривается полностью, частично или отклоняется; что денежная оплата произведена (с указанием номеров счетов и даты) .

Следует отметить, что в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма.

Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

- повторение просьбы;

- причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

- констатация отказа или отклонения предложения .

В зависимости от типа письма используются те или иные фразеологизмы (стандартные синтаксические конструкции), облегчающие и ускоряющие восприятие информации адресатом. Ниже приводятся примеры фразеологизмов, чаще всего используемых в деловой переписке .

Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»

Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от …»

Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…», «Просим Вас…..»

Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что…»

Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»

Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего от…. .

сообщаем, что»

Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам….»

Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от ….сообщаем Вам…»

Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас……»

Письмо-благодарность: «Мы получили Ваше приглашение на …, за которое Вам признательны»

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе .

Текст письма, как правило, состоит из двух частей - вводной, содержащей основание или мотивы составления документа, и основной, в которой излагаются предложения, просьбы, решения, выводы .

Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами и подписываются руководителем .

Факс – копия документа на бумажном носителе, полученная с помощью специального факсимильного аппарата по телефонным каналам связи .

Оформление факса аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются код отправителя, дата и время передачи телефакса, с которого передана информация, количество страниц .

Телефонограмма - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Телефонограмма оформляется на бланке формата АЗ и содержит следующие реквизиты:

наименование предприятия, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму .

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов .

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой»

по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма) .

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста .

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера .

Справка по вопросам производственной деятельности предприятия оформляется на бланке, подписывается исполнителем и содержит факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью .

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя .

Докладная записка может оформляться на стандартном листе бумаги рукописным способом. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию .

Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия объясняет вышестоящему должностному лицу причины невыполнения какого- либо поручения. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги .

Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись .

Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры) .

Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, цена, упаковка, маркировка, транспортировка, качество, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте .

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты, которая содержит основные условия контракта (ст.43 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, от кого исходит документ .

Кроме того, одна из сторон может представить проект договора для рассмотрения. Другая сторона, если нет возражений, подписывает договор и возвращает один экземпляр разработчику проекта .

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий контрагентов .

Обязательными реквизитами договора являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор поставки, договор займа и т.д.);

- дата, место составления, номер;

- наименование сторон (полное и сокращенное название фирм);

- текст договора;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов .

В тексте обычно указываются:

- предмет контракта;

- условия и сроки поставок, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема работ;

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров .

4.6. С и с т е м а плановой документации

Планирование деятельности предприятия - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу максимально эффективной. Планируя деятельность, предприятие достигает поставленной цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом .

Планирование деятельности отдельного предприятия, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности .

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом - ее руководителем. Планы работы коллегиальных органов утверждаются председателем коллегиального органа .

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности Текст программы, как правило /14/, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами. Приложения к программе оформляются в виде таблиц, графиков, схем .

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования, гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы .

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей / 14/ .

Форма планов, как правило, табличная. В графах таблицы содержатся сведения о содержании работы, исполнителях, сроке исполнения, а также примечания или отметка об исполнении .

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, название документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с использованием всех необходимых реквизитов .

Образец оформления плана:

ОАО «КИНО» УТВЕРЖДАЮ ПЛАН Генеральный директор 20.01.2013 №1 ____________А.С. Громов Санкт-Петербург Заграничных командировок сотрудников на 2013 г .

–  –  –

4.7. С и с т е м а о т ч е т н о й д о к у м е н т а ц и и Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц и т.д. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой .

Анализ отчетной документации позволяет руководству предприятия совершенствовать организационную структуру, характер выполняемых работ, кадровый состав, обеспечение финансовыми, материальными и другими ресурсами .

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов /14/:

- государственная статистическая отчетность;

- ведомственная отчетность;

- внутриучрежденческая отчетность .

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и обязательны для всех предприятий, независимо от формы собственности .

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются соответствующими ведомствами. Например, Государственная налоговая служба и Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций и предприятий .

Внутриучрежденческие отчетные документы (отчет или справка отчетного характера) могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах деятельности подразделения или организации в целом, о результатах научно-исследовательской деятельности, о командировках, о рекламной деятельности и т.д .

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу .

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам .

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги .

Обязательные реквизиты отчета: наименование организации (или подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции .

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором излагаются выводы и предложения. Если работа ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе .

ГОСТ 7.32-91 введен в действие 01 .

01.1992 г. и переиздан в 2000 году. ГОСТ 7.32-91 регламентирует структуру отчета, требования к его структурным элементам и общие требования к оформлению. Хотя на другие виды отчетной документации этот ГОСТ не распространяется, логично было бы придерживаться тех же норм и правил при составлении других отчетов, поскольку это общепринятые международные нормы издательского и библиотечного дела .

Структура отчета согласно /9/ содержит 10 элементов:

1) титульный лист;

2) список исполнителей;

3) реферат;

4) содержание;

5) перечень сокращений, условных обозначений, единиц и терминов;

6) введение;

7) основная часть;

8) заключение;

9) список использованных источников;

10) приложения .

Полужирным шрифтом выделены обязательные элементы отчета .

Остальные элементы включаются в отчет по усмотрению исполнителя .

Титульный лист является первой страницей отчета и содержит:

наименование организации-исполнителя, грифы согласования и утверждения, наименование работы, должности, ученые степени, ученые звания, фамилии и инициалы руководителей организации-исполнителя и руководителей работы, место и дату составления отчета и другие реквизиты .

Список исполнителей содержит сведения обо всех исполнителях и соисполнителях работы. Если отчет выполнен одним исполнителем, его данные указывают на титульном листе отчета .

Реферат должен содержать:

1) сведения об объеме отчета, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве использованных источников;

2) перечень ключевых слов (5-15 слов из текста отчета, которые наиболее полно характеризуют его содержание и пишутся в именительном падеже прописными буквами в строку через запятые);

3) текст реферата .

Текст реферата должен содержать: объект исследования, цель работы, метод исследования, полученные результаты и их новизну, основные характеристики объекта исследования, степень внедрения, область применения, экономическую эффективность или значимость работы, прогноз о развитии объекта исследования. Если отчет не содержит сведений по какой-либо из частей структуры реферата, то в тексте она опускается, при этом последовательность изложения сохраняется .

Содержание включает введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если таковые имеются) и заключение с указанием номеров страниц, с которых они начинаются. В отчете объемом не более 10 страниц допускается не составлять содержание /9/ .

Перечень сокращений и символов составляют в том случае, когда используемые малораспространенные сокращения, символы, условные обозначения и т.д. повторяются в тексте более трех раз. В противном случае их расшифровку дают в тексте при первом упоминании .

Введение должно содержать оценку современного состояния решаемой проблемы, обоснование необходимости проведения работы, ее актуальности и новизны .

Основная часть должна содержать:

1) выбор направления исследования, методы решения задач и их сравнительную оценку, разработку общей методики проведения работы;

2) теоретические и (или) экспериментальные исследования, методы исследования и расчета;

3) обобщение и оценку результатов работы, их сравнение с аналогичными результатами отечественных и зарубежных исследований, обоснование необходимости продолжения работ или их прекращения .

Заключение должно содержать краткие выводы, оценку полноты решений поставленных задач, оценку технико-экономической эффективности внедрения результатов работы. Если определение технико-экономической эффективности невозможно, необходимо указать научную, социальную или другую значимость работы .

В список использованных источников включаются сведения обо всех источниках, использованных при составлении отчета. Сведения располагают в порядке появления ссылок на источники в тексте и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Ссылки в тексте указываются порядковым номером по списку источников, выделенным двумя косыми чертами. Наряду с общим списком допускается приводить ссылки на источники в подстрочном примечании .

В приложение следует включать дополнительные материалы, связанные с выполнением работы, но не включенные в основную часть. Это могут быть таблицы вспомогательных данных, промежуточные математические доказательства, иллюстрации вспомогательного характера, протоколы испытаний, акты внедрения и другие документы .

По правилам оформления отчет выполняется на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием для таблиц и иллюстраций формата АЗ .

Текст отчета следует печатать, соблюдая размеры полей: левое - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм / 9/ .

Нумерация страниц ведется арабскими цифрами в правом верхнем углу без точки в конце. Титульный лист включают в общую нумерацию страниц, но номер страницы не проставляют. Иллюстрации, рисунки на листе формата АЗ считают как одну страницу .

Заголовки структурных элементов отчета и разделов основной части следует располагать в середине строки без точки в конце и печатать прописными буквами, не подчеркивая .

Заголовки подразделов и пунктов следует начинать с абзацного отступа и печатать с прописной буквы вразрядку, не подчеркивая, без точки в конце .

Иллюстрации следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминались впервые. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте. Иллюстрации должны иметь название, расположенное над иллюстрацией. При необходимости под иллюстрацией располагают поясняющие данные. Иллюстрация обозначается словом “Рис.”, которое помещают после поясняющих данных. Нумерация иллюстраций ведется арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего отчета. Если в отчете только одна иллюстрация, ее нумеровать не следует .

Цифровой материал следует представлять в виде таблиц, располагаемых непосредственно после текста, в котором они упомянуты впервые. На вс е таблицы должны быть ссылки в тексте. Нумерация таблиц осуществляется арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего отчета. Номер следует помещать в правом верхнем углу над заголовком таблицы после слова “Таблица”. Если таблица только одна, ее не нумеруют и слово “Таблица” не пишут .

Внутри пунктов могут быть приведены перечисления, которые следует нумеровать арабскими цифрами со скобкой, например 1), 2), 3) и т.д., и печатать строчными буквами с абзацного отступа. В пределах одного пункта (подпункта) не следует использовать более одной группы перечислений .

Приложения следует оформлять как продолжение отчета на последующих страницах или в виде отдельной книги. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы и иметь заголовок, напечатанный прописными буквами. В правом верхнем углу над заголовком прописными буквами должно быть напечатано слово “ПРИЛОЖЕНИЕ”. Если приложений более одного, их следует нумеровать арабскими цифрами порядковой нумерацией. Если в качестве приложения используется документ, имеющий самостоятельное значение и оформляемый согласно требованиям к документу данного вида, его вкладывают в отчет без изменений. На титульном листе документа в правом верхнем углу печатают слово “ПРИЛОЖЕНИЕ” и проставляют его номер, а страницы включают в общую нумерацию страниц отчета .

4.8. С и с т е м а о ф и ц и а л ь н о - л и ч н ы х документов

В случае необходимости обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются официально-личные документы, автором которых является составитель. К таким документам относятся заявления, расписки, личные доверенности, автобиографии, резюме и т.д .

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение и адресованный должностному лицу или организации. Обязательные реквизиты заявления: адресат, наименование вида документа, дата, текст, подпись .

Некоторые формы заявлений могут быть унифицированными и представленными в виде бланков, например заявление об увольнении, о приёме на работу .

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. Обязательные реквизиты расписки: наименование вида документа, дата, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки должен содержать перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и прописью в скобках с большой буквы), должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо .

Личная доверенность - документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Обязательные реквизиты личной доверенности: наименование вида документа; дата; фамилия, имя, отчество лица, которому выдана довереннос ть;

текст; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать .

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. Обязательные реквизиты автобиографии: наименование вида документа, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке), подпись, дата .

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый гражданином при трудоустройстве. Отличительной особенностью резюме является обратная хронологическая последовательность расположения сведений. Резюме содержит наименование вида документа, дату, фамилию, имя, отчество, должность, почтовый адрес и телефон претендента, текст и подпись. В тексте резюме указывается цель трудоустройства (предполагаемая работа и должность), образование, опыт работы, рекомендации, дополнительная информация. Следует отметить, что в отличие от автобиографии, в резюме указываются только сведения, имеющие отношение к предполагаемой работе, а не все биографические данные .

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

–  –  –

Документооборот - это движение документов с момента их получения (или создания) до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело /13/ .

Документооборот осуществляется в виде потоков документов.

Различают три основных потока документов:

1) входящий - документы, поступающие из других организаций (предприятий);

2) исходящий - документы, отправляемые из организаций (предприятий);

3) внутренний - документы, создаваемые в организации (предприятии) и не выходящие за его пределы .

Документы, поступающие на предприятие, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Первичную обработку документов проводит канцелярия, общий отдел, секретариат (если они есть на предприятии) или секретарь-референт. К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Цель первичной обработки - разделение документов на направляемые руководителю предприятия или непосредственно исполнителям .

При предварительном рассмотрении выясняется необходимость подбора дополнительных материалов (предыдущей переписки, договоров, нормативных документов и т.д.). После подборки материалы вместе с входящими документами передаются руководителю .

Регистрацию проводит секретарь-референт, передающий затем документ руководителю для принятия управленческого решения .

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции (реквизит 17). Руководителю предприятия должны передаваться наиболее важные и срочные из поступивших документов. В современных предприятиях руководителю направляется 85-90% поступивших документов /5/ .



Pages:   || 2 |



Похожие работы:

«МИНИСТЕРСТВО ПРИРДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЛЕСНОГО ХОЗЯЙСТВА Е.П. Кузьмичев Э.С . Соколова Е.Г. Мозолевская БОЛЕЗНИ ДРЕВЕСНЫХ РАСТЕНИЙ Справочник Том I БОЛЕЗНИ И ВРЕДИТЕЛИ В ЛЕСАХ РОССИИ Москва УДК 630.44(075.8) ББк 44.7 Кузьмичев Е.П., Соколова Э.С., Мозолевская Е.Г. Болезни древесных расте...»

«АВАНС денежная сумма, выдаваемая в счет предстоящих платежей за материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. АКЦИЗЫ косвенные налоги, включаемые в цену товара и оплачиваемые покупателем. АКЦИОНЕР совладелец предприятия или организации, созданных...»

«МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЛЕСНОГО ХОЗЯЙСТВА ЖУКИ-КСИЛОФАГИ – ВРЕДИТЕЛИ ДРЕВЕСНЫХ РАСТЕНИЙ РОССИИ Справочник Том II БОЛЕЗНИ И ВРЕДИТЕЛИ В ЛЕСАХ РОССИИ Москва УДК 595.76 Никитский Н.Б., Ижевский С.С. Жуки-ксилоф...»

«ИнформацИонный справочнИк нЕкоммЕрчЕскИЕ орГанИЗацИИ рЕспУБЛИкИ БаШкорТосТан Уфа 2015 Справочник подготовлен в рамках II Гражданского форума некоммерческих организаций Республики Башкортостан при поддержке Министерства труда и социальной защиты населения Республики Башкортоста...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ" "УТВЕРЖДАЮ" "УТВЕРЖДАЮ" Руководитель...»

«Разуваева Наталья Ивановна Подбор и аттестация кадров органов внутренних дел (административно-правовые и организационные аспекты) Специальность 12.00.14 – Административное право; административный процесс ДИССЕРТАЦИЯ на соискание ученой степени кандидат...»

«ПРОГРАММА вступительного испытания для поступающих на специальность среднего профессионального образования 40.02.02 Правоохранительная деятельность Психодиагностическое обследование с целью профессионального отбора по специальности "Правоохранительная деят...»

«БУРДИНА Е.В., ВИШНЯКОВА И.А МОТИВИРОВАННОСТЬ КАК СВОЙСТВО СУДЕБНЫХ АКТОВ ПО ГРАЖДАНСКИМ ДЕЛАМ Аннотация: В статье исследуется мотивированность судебного акта в числе требований, предъявляемых к содержанию судебного акта. На основе сравнительно-правового анализа делает...»

«УДК 343 ШТРАФ КАК ВИД УГОЛОВНОГО НАКАЗАНИЯ В США FINE AS A FORM OF PUNISHMENT IN THE UNITED STATES ШАГИДУЛЛИНА Ж.В., аспирант кафедры "Уголовное право и уголовный процесс", Университет управления "ТИСБИ" Тел.: 8...»

«ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ" УТВЕРЖДАЮ И.о. проректора по научной р...»

«Юридический факультет Направление подготовки 030900.62 Юриспруденция Прим на бюджетные места № Условия поступления Фамилия Имя Отчество п/п /кол-во баллов Без вступительных экзаменов Акопян Георги...»

«ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ " ПРОГРАММА вступительного испытания по обществознанию при приёме на обучение по программам бакалавриата (специалитета) в 2016/2017 учебном году Общество О...»

«Лекция №4 Направления информатизации государственного управления Целевая установка: 1. Дать характеристику терминам Федеральных законов в области информационных технологий.2. Раскрыть основное содержание Концепции управления государственными информационными ресурсами.3. Охарактеризо...»

«Общие сведения об учреждении Полное наименование образовательного учреждения в соответствии с Уставом: Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования "Детско-юношеская спортивная школа" Акбулакского района Оренбургской области Государственный статус: тип – организация дополнительног...»

«Социология: рабочая программа дисциплины по направлению подготовки 40.03.01 "Юриспруденция" (квалификация (степень) "бакалавр"). – Екатеринбург: АНОО ВО "УрФЮИ", 2016 г. – 70 с. В.М. Русаков, заведующий кафедрой философии АНОО ВО Составитель:...»

«Памятка о соблюдении правил ценообразования Данная памятка разработана в связи с установлением "плавающего" курса российского рубля, с целью предупреждения неправомерного завышения цен на товары народного потребления и соблюдения Закона ДНР "О защите прав потребителей"...»

«Приложение № 1 к запросу предложений № 8 от 25 мая 2012 г. на фирменном бланке Участника В конкурсную Исх. № _ Дата комиссию ОАО "НЭСК" ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ОТКРЫТОМ ЗАПРОСЕ КОТИРОВОК (ПРЕДЛОЖЕНИЙ) № 8 от 25.05.2012 г. НА ПРАВО ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА ОБ ОТКРЫТИ...»

«"УТВЕРЖДАЮ" Директор Рубцовского института (филиала) АлтГУ К.Г. Анисимов "" _ 2014 г. ПРОГРАММА вступительного испытания для поступающих на специальность среднего профессионального образования 40.02.02 "Правоохранительная деятельность" Психодиагностическое обследование с целью профессионального отбора...»

«Дело Совтрансавто-Холдинг против Украины ЕВРОПЕЙСКИЙ СУД ПО ПРАВАМ ЧЕЛОВЕКА РЕШЕНИЕ 25.07.2002 Дело Совтрансавто-Холдинг против Украины Заявление N 48553/99 (Неофициальный перевод с...»

«АННОТАЦИЯ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ ДИСЦИПЛИНЫ ОГСЭ.05 ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ЭТИКА Уровень основной образовательной программы базовый Специальность 40.02.01 Право и организация социального обеспечения _ Форма обучения очная Факультет Колледж Алтайского государственного университета Отделение-разработчик Гуманитарное отделение Цели освоения уче...»

«1 НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Юридический факультет В.И. Гладких, В.С. Курчеев УГОЛОВНОЕ ПРАВО РОССИИ Общая и Особенная части Учебник НОВОСИБИРСК 2015 УДК ББК Гладких В.И., Курчее...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "НОВОСИБИРСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ" (НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ, НГУ) Юридически...»

«ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ "АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ " ПРОГРАММА вступительного испытания по обще...»

«РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ "Земельное право" направления 030900.62 Юриспруденция Новосибирск 2014 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ 1. Цель и задачи изучения дисциплины Целью освоения учебной дисциплины "Земельное право" является получение бакала...»








 
2018 www.new.z-pdf.ru - «Библиотека бесплатных материалов - онлайн ресурсы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 2-3 рабочих дней удалим его.